Categoría: Capital Humano y Cultura BITAM®
Autor: Virginia Koyama

Automatización y gestión colaborativa del proceso de compras (BPM)

El proceso de compras dentro de las empresas tiene como reto la digitalización, la colaboración y sostenibilidad y esto significa:

• Estandarizar y unificar todos los procesos de compras
• Implicar al departamento de compras en los procesos de decisión de la compañía y convertir a compras en un foco estratégico dentro de la empresa
• Reducir tareas administrativas manuales
• Cumplimiento de los plazos de entrega.
• Reducir al máximo el coste.
• Aprovisionamiento de materiales.
• Coordinación con el resto de departamentos.
• Negociación con proveedores.
• Control de la gestión documental.

En México habría que sumarle el cumplimiento fiscal, ya que no solo se trata de comprar bien, sino que también el comprador es responsable de que toda factura o CFDI recibido cumpla con la legislación fiscal.

Para lograr lo anterior resulta clave aplicar BPM:
Business Process Management que puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de un negocio, por medio de la optimización continua de procesos en un ciclo cerrado de modelaje, ejecución, medición y mejora. Pero no solo se trata de una estrategia, sino de un proceso en donde aplicando tecnología lo puedes automatizar.

Lo anterior puede resultar tan complejo o tan sencillo si aplicas tecnología Low Code (LCDP): plataformas de desarrollo que proporcionan un entorno amigable para crear software y automatizar procesos, a través de una interfaz gráfica de usuario.

Pueden ser usadas por ingenieros y también por “mortales” ( administradores, mercadólogos, contadores, etc.), ya que su uso es mediante un entorno simple de “drag-and-drop” (no es necesario saber “codear”). Un ejemplo de ellas: BITAM® EBAVEL, que además se integra fácilmente con tus sistemas internos, ya que es ERP Friendly.

Ahora imagina que aplicas Low Code para automatizar tu proceso de compras obteniendo los siguientes beneficios:

• Reducción de los tiempos de ejecución: Un diseño correcto del proceso, desde la generación de a solicitud de compra hasta su aprobación final, se logra conseguir que las solicitudes se envíen automáticamente a los responsables de autorizarlos en función de los criterios que se establezcan aprobando un valor extra con relación a la posibilidad de consultar información de apoyo para su aprobación.
• Coordinación automatizada de las tareas que intervienen en el proceso: la aplicación se encargará de distribuir las tareas que corresponden a los involucrados, con el tiempo asignado, prioridad de ejecución y proporcionándoles la información necesaria para resolver el factor tiempo.
• Obtención de trazabilidad completa de todas las operaciones de compra: al guardar la secuencia de todas las fases del proceso, los involucrados en el proceso podrán conocer en todo momento en que estado se encuentra la solicitud sin necesidad de comunicarse directamente con los agentes, lo que evita permite una mejor gestión del tiempo de trabajo en cada persona.
• Automatización de la recepción y validación de facturas o CFDIs: tus proveedores enviarán sus CFDI de manera muy amigable: correo electrónico inteligente. Los CFDI serán validados en una bóveda verificando su cumplimiento: Anexo 20, Listas 69 y 69-b, reglas de conciliación. Incluso puedes configurar otras reglas. La solución acepta o rechaza automáticamente el CFDI al proveedor. Los CFDI aceptados se pueden cargar a tu ERP, para su proceso administrativo de pago.

Si deseas que te ayudemos con un proyecto de automatización de tu proceso de compras con BITAM® EBAVEL, envíanos un correo a marketing@bitam.com o un whatsapp al 55 8006-8405 o bien visita: www.bitam.com/solucioneslowcode