Gestión por indicadores: el mejor momento para aplicarse

Tal vez hayas escuchado sobre “Gestión por indicadores”, un término que se puso de moda hace algunos años y hoy más que nunca, es el mejor momento para aplicarlo.

La contingencia nos ha dejado y nos sigue dejando grandes enseñanzas a nivel personal, sin embargo también a nivel empresarial. Quedaron atrás los tiempos en los que:

• Podíamos ir con un responsable y solicitarle un reporte.
• Para consultar cualquier inquietud, había que preguntarle a alguien para acceder al sistema.
• Recibíamos cada semana un set de reportes en el escritorio, para conocer cómo iniciaba nuestra empresa la semana.
• Los cortes de información eran de la semana o el mes.

El desafío ante esta nueva realidad, trata de cómo gestionar y optimizar los resultados de tu empresa a la distancia. Pero debes saber, que no existe solamente una respuesta para sobrellevarlo, ya que para ello hace falta:

• Exponenciar los sistemas actuales
• Incorporar tecnología que permita mayor comunicación con tus colaboradores.
• Realizar una verdadera gestión por indicadores.
• Combinar indicadores de resultados y de ejecución

Exponenciar los sistemas actuales

Muchas empresas tienen Sistemas administrativos o ERPs para sus procesos administrativos, pero son utilizados o subutilizados para los procesos básicos; como facturar, comprar o cobrar. Los ERP bien utilizados, pueden darnos mucha información, como:

• Clasificar artículos, clientes o vendedores con todas las opciones disponibles.
• Utilizar las regiones de venta.
• Captura correcta de costo de venta, descuentos o devoluciones para comisiones.

Por otra parte, un ERP puede convertirse en una “mina de oro” de información, si lo complementas con soluciones de información analítica multidimensional, para proveerte de información para definir estrategias comerciales, de gastos o de fabricación. De esta manera, los sistemas se aprovecharían no solo para operar la empresa, sino que también para definir estrategias de negocio.

Incorporar tecnología que permita mayor comunicación con tus colaboradores.

Las redes sociales se erigen como el principal medio para comunicaciones personales y de organización, no obstante son informales. Es importante incorporar tecnología adecuada, ya que puede representar además de comunicación, el primer centro de ejecución y de revisión ante los empleados. Imagina poder conocer el cumplimiento comercial, venta pendiente por cumplir, cuánto se está vendiendo en una tienda, qué clientes tienen cartera vencida, quién está gastando más de lo planeado, etc.

La aplicación adecuada comunica, controla y previene el error humano, ya que puede revisar solo las excepciones, optimizando el tiempo de los empleados y poniendo foco en el aspecto adecuado. Comentaba en un proyecto, un Director de Trade Marketing: “Antes, por cada 12 promotores, debía contratar un supervisor más, ahora solo les doy un correo, su teléfono y un manual que descargan de la misma aplicación”.

La tecnología y sobre todo, las aplicaciones actuales, pueden ser el mejor aliado de negocios, de ahí la importancia de apoyarse en un excelente y actualizado equipo de TI y el mejor aliado de negocios.

Realizar una verdadera gestión por indicadores.

En un auto, tenemos los indicadores estrictamente necesarios para poder conducir. La gestión por indicadores debe partirse de la misma lógica. Eso es, información necesaria para gestionar la empresa, ni más ni menos, pero además, con la lógica de ser un proceso en constante evolución. De ahí la importancia de perder el miedo a implementarla.

Lo primero, manejar poca cantidad con suficiente calidad. Si llenamos un tablero con decenas de indicadores, será imposible analizarlos de forma correcta. Debe dejarse de lado la arrogancia de tener un centro de control repleto de información, que es más estética que funcional. Difícilmente podrán analizarse más de 8 indicadores de desempeño (KPIs) aunque podrán visualizarse hasta 15 métricas.

Un KPI debe detonar acciones para mejora. Por ejemplo, si mi indicador de desempeño “Días de cartera” sale de rango, debería solicitar un plan de mitigación al responsable, con valores, fechas de compromiso y dar seguimiento hasta su cumplimiento. Un indicador, detona acciones solo para informar, en cambio los KPIs, para mejorar, ya sea incrementando, disminuyendo o manteniendo valores.

Combinar indicadores de resultados y de ejecución.

Los Indicadores de ejecución te permitirán anticiparte para que los resultados puedan darse y puedas re encauzarlos en caso de estar fuera de rumbo. Debemos combinar ambos tipos y prever historias de empleados que justifican 10 o 12 horas de esfuerzo, pero con nulos resultados.

Si pretendemos administrar a distancia, debemos diagnosticar con la información que represente fielmente lo que sucede al interior de la empresa, por eso será conveniente involucrar a sus subordinados para que cada uno, realice su propia definición y que solo entreguen un embudo hacia dirección. Ellos a su vez, tendrán su propio centro de control con la misma lógica hacia sus subordinados.

El resultado siempre será un tablero de control. resumido, relevante, intuitivo, con alarmas y con la lógica permanente de su perfeccionamiento y evolución. En estos tiempos, la tecnología se convierte en el mejor aliado del empresario pero ningún dato  mejora por sí solo, ahí entra la experiencia y conocimiento del buen directivo, quien además de mantener la plantilla de sus empleados como objetivo principal, pondrá a prueba su capacidad de ejecución, gestión y adaptación.

Si algo bueno puede rescatarse del momento, es la adaptación y el ver problemas como oportunidades de ahí que una iniciativa que tal vez ha quedado arrumbada por mucho tiempo, puede realizarse en este momento, aprovechando la coyuntura y siendo un parte-aguas incluso cuando las aguas vuelvan a la normalidad.

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